Nesta semana vamos explorar profundamente o conceito de onboarding, assunto extremamente relevante dentro do universo do RH, mas que poucas empresas conseguem implementar adequadamente. Afinal, você sabe realmente o que é onboarding?
Como definição, o onboarding é o conjunto de processos e iniciativas destinados a adaptar e capacitar colaboradores recém ingressados na empresa. Em outras palavras, é o momento crucial no processo de integração do novo contratado, no qual a empresa se dedica a fornecer todas as informações, recursos e treinamento necessários para garantir que o colaborador seja acolhido e se sinta confiante em suas novas responsabilidades.
O onboarding é fundamental para garantir que o recém chegado tenha uma experiência positiva desde o primeiro dia, ajudando-o a entender a cultura organizacional, os valores da empresa e as expectativas relacionadas à sua função. Além disso, um programa de onboarding bem estruturado influencia diretamente a jornada do colaborador e fortalece a imagem da marca empregadora no mercado.
Por que o onboarding é tão importante?
Estatísticas apontam que um processo eficaz de onboarding pode aumentar significativamente a retenção de talentos. Segundo pesquisa realizada pelo Glassdoor, um bom programa de onboarding pode elevar em até 82% a retenção de colaboradores. Em contrapartida, dados da Gallup revelam que impressionantes 88% das empresas ainda não possuem um bom processo estruturado para acolher os novos colaboradores.
De acordo com o Digitate, colaboradores que têm uma experiência ruim de onboarding são duas vezes mais propensos a procurar outro emprego rapidamente. Esses números deixam claro o quanto é fundamental que as empresas invistam tempo e esforço na criação de um processo robusto e efetivo.
Construindo um processo de onboarding eficaz
Para que você possa implementar um onboarding que realmente faça a diferença, preparamos um guia passo a passo com práticas reconhecidas pelo mercado:
Antes do Primeiro Dia
O onboarding começa antes mesmo do primeiro dia do novo colaborador na empresa. Desde o momento em que o candidato aceita a oferta de emprego, é fundamental que a organização comece a criar um relacionamento acolhedor e eficiente. Nesta etapa, procure:
- Organizar e orientar o novo contratado sobre a documentação necessária para admissão;
- Antecipar processos burocráticos junto ao departamento de RH e folha de pagamento;
- Solicitar à equipe de TI que providencie o acesso ao e-mail corporativo e demais ferramentas;
- Preparar os recursos físicos e virtuais necessários para o desempenho das funções do novo colaborador;
- Confirmar por telefone ou e-mail informações essenciais sobre o primeiro dia, como horário, local e dress code;
- Incluir o colaborador no calendário das reuniões e compromissos iniciais;
- Disponibilizar ao recém chegado um cronograma claro sobre as etapas do processo de onboarding;
- Planejar cuidadosamente as primeiras atividades do novo funcionário.
Primeira Semana
A chegada do novo colaborador é um momento crucial para gerar uma primeira impressão positiva e reforçar a cultura da empresa. Durante a primeira semana, tenha como foco:
- Realizar uma reunião de boas-vindas com a equipe;
- Apresentar claramente as principais ferramentas de trabalho e canais de comunicação;
- Preparar uma agenda detalhada de treinamentos e encontros essenciais para a capacitação;
- Incentivar o líder direto a atribuir pequenas tarefas para promover o sentimento de pertencimento e responsabilidade;
- Designar um "buddy" ou mentor para acompanhar os primeiros passos do novo funcionário, método altamente eficaz para acelerar o aprendizado, conforme pesquisa da HCI;
- Promover eventos sociais e interações informais, como happy hours, para estimular o convívio entre os colegas;
- Garantir comunicação frequente e clara para alinhar expectativas e esclarecer dúvidas iniciais.
Primeiro Mês
Passada a primeira semana, o processo continua sendo crucial para o sucesso do onboarding de novos funcionários. Nesta etapa é fundamental que o RH e as lideranças acompanhem de perto o desenvolvimento dos recém chegados:
- Promova encontros regulares entre novos colaboradores e lideranças, incentivando a comunicação aberta e o alinhamento de expectativas;
- Estimule a cultura do feedback contínuo, coletando impressões e sugestões através de pesquisas e avaliações periódicas;
- Certifique-se de que todos os treinamentos necessários foram realizados e bem absorvidos pelos novos funcionários;
- Monitore de perto o nível de satisfação do colaborador com a empresa e seu papel específico;
- Incentive a participação ativa em atividades de integração e socialização, reforçando vínculos internos;
- Realize avaliações informais de desempenho para medir o progresso inicial e ajustar ações de desenvolvimento, quando necessário.
Terceiro Mês
Após três meses, espera-se que o colaborador já tenha autonomia, esteja alinhado com as demandas e responsabilidades e demonstre maior segurança em seu papel. Nesta fase, continue reforçando o suporte e acompanhamento:
- Incentive a prática constante de reuniões individuais entre colaboradores e gestores (1:1) para acompanhar a evolução e resolver eventuais dificuldades;
- Avalie se o colaborador está recebendo desafios proporcionais às suas habilidades e crescente autonomia;
- Crie um plano claro de desenvolvimento individual para cada funcionário, projetando seu crescimento na empresa;
- Solicite regularmente feedbacks sobre a experiência vivida até então, abordando treinamentos, relações interpessoais e estrutura de suporte oferecida pela empresa;
- Mantenha diálogo aberto com colegas de equipe sobre a integração e a socialização do novo colaborador;
- Oriente sobre oportunidades contínuas de aprendizado, mesmo após a conclusão do período oficial de onboarding.
Erros comuns no processo de onboarding
Muitas empresas acabam cometendo erros que comprometem a qualidade do onboarding. Um dos mais frequentes é tratar o processo como algo padronizado e burocrático, sem considerar as necessidades específicas de cada novo contratado. Outro erro comum é concentrar todos os treinamentos em um único dia, sobrecarregando o colaborador e tornando a experiência cansativa e pouco eficaz.
Deixar o recém chegado sem acompanhamento ou sem um responsável direto também é um equívoco grave. O ideal é que o processo de integração conte com um mentor ou colega designado para apoiar o novo colaborador, especialmente nas primeiras semanas. Além disso, não oferecer uma visão clara sobre a cultura da empresa e as expectativas de desempenho pode gerar desmotivação e desalinhamento de objetivos.
Onboarding em modelos de trabalho remoto e híbrido
Com o avanço das tecnologias e a consolidação do trabalho remoto e híbrido, o onboarding também precisou se adaptar. Nesse contexto, é essencial garantir que os novos colaboradores tenham acesso às ferramentas digitais necessárias e recebam apoio constante da equipe e da liderança, mesmo à distância.
Em modelos híbridos ou remotos, o processo de integração deve incluir ações como videochamadas de boas-vindas, envio de kits personalizados para o novo contratado, agendamento de reuniões regulares com a equipe e treinamentos em plataformas online. A comunicação precisa ser ainda mais clara e estruturada, pois a ausência do contato presencial pode dificultar o engajamento do recém chegado.
Relação entre onboarding e avaliação de desempenho
O onboarding influencia diretamente o desempenho do novo colaborador. Um processo bem conduzido cria bases sólidas para que o funcionário compreenda sua função, os critérios de avaliação e os objetivos a serem alcançados. Por isso, incluir conversas sobre avaliação de desempenho no programa de onboarding é uma excelente prática.
Durante as primeiras semanas e meses, o acompanhamento contínuo deve estar alinhado às metas estabelecidas. Utilizar marcos como o fim do primeiro mês, o terceiro mês e o sexto mês para revisar o progresso do colaborador e oferecer feedbacks construtivos é uma forma eficiente de garantir que o processo de integração gere resultados duradouros.
Checklist para um processo de onboarding eficaz
Para ajudar sua empresa a organizar um processo completo de onboarding, preparamos um checklist com os principais pontos de atenção:
- Preparação antes do primeiro dia: documentação, acesso a sistemas, comunicação de boas-vindas.
- Primeiro dia: reunião de apresentação, entrega de materiais, tour virtual ou presencial pela empresa.
- Primeira semana: treinamentos iniciais, integração com a equipe, agendamento de reuniões.
- Primeiro mês: acompanhamento de desempenho, feedbacks, envolvimento em projetos.
- Terceiro mês: plano de desenvolvimento, análise de desafios, reforço da cultura organizacional.
- Ferramentas: uso de plataformas de comunicação, gestão de tarefas e pesquisa de satisfação.
Seguir esse checklist garante que nenhuma etapa importante seja esquecida e que o programa de onboarding se torne um verdadeiro diferencial competitivo para sua organização.
A importância da tecnologia no processo de onboarding
Para tornar o onboarding mais eficiente e estratégico, utilizar ferramentas digitais é uma excelente alternativa. Plataformas especializadas ajudam na automação de processos, coleta de feedback e análise em tempo real das experiências dos colaboradores. Na Pin People, por exemplo, destacamos duas frentes principais de atuação no onboarding: comunicação eficiente e mensuração precisa das experiências.
Por meio de pesquisas programadas e conteúdos automatizados, é possível garantir que as informações corretas sejam entregues no momento exato, mantendo o novo colaborador informado e engajado. Além disso, a coleta de feedback em tempo real permite à organização agir rapidamente em caso de necessidade de ajustes no processo.
Com essas ações, é possível transformar os dados coletados em análises estratégicas, proporcionando ao RH uma visão clara sobre o andamento do onboarding e garantindo uma integração eficaz dos novos funcionários. Com isso, aumenta-se a assertividade das ações, impactando diretamente na satisfação e retenção dos talentos.
Conclusão
Implementar um bom programa de onboarding é fundamental para o sucesso organizacional e para fortalecer a cultura da empresa. Este processo impacta diretamente a retenção, a satisfação dos colaboradores e, consequentemente, os resultados do negócio.
Ao seguir as etapas descritas, sua empresa estará preparada para oferecer uma experiência acolhedora, estruturada e positiva aos recém chegados, transformando-os em colaboradores engajados e satisfeitos desde o início de suas jornadas profissionais. Lembre-se, investir em onboarding é investir no futuro da sua empresa.
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