Offboarding: o que é e quais são as melhores práticas

Geralmente, quando falamos de Employee Experience, utilizamos o exemplo do processo de Onboarding, destacando a importância dos primeiros dias do colaborador como um momento que importa. De fato, o processo de integração é essencial para a experiência, porém os últimos dias do colaborador possuem o mesmo peso que os iniciais. Nesse artigo vamos explorar um pouco mais do conceito de Offboarding e como aplicar as melhores práticas na sua empresa, passo a passo. Confira!

O que é Offboarding?

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Offboarding é tudo que envolve o processo de desligamento de um colaborador, seja por decisão da empresa ou por opção do próprio colaborador. Nos últimos anos, surgiu uma forte tendência (primeiramente fora do Brasil) para estruturar esse momento com o objetivo de fazer um desligamento seguro, ou seja, diminuindo ao máximo o desgaste de ambas as partes envolvidas.

Qual é a importância do Offboarding?

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Apesar de impactar diretamente a experiência dos colaboradores, poucas empresas possuem esse processo estruturado. Segundo uma pesquisa da empresa americana Sales Benchmark Index (SBI), profissionais de RH passam oito vezes mais tempo estruturando o processo de admissão do que o processo de desligamento. Já dados da Aberdeen revelam que apenas 29% das empresas entrevistadas possuíam um Offboarding estruturado, mostrando que existe uma oportunidade sendo desperdiçada.

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Esse desperdício pode ser explicado pela importância de prestar atenção aos colaboradores em todas as etapas da jornada, inclusive a saída. Ao estruturar um bom processo de Offboarding, os seguintes benefícios são conquistados:

Entendimento do motivo que os colaboradores estão deixando a empresa;
Captação de informações que os atuais colaboradores da empresa não relatam (por diversos motivos);
Entendimento dos estilos das lideranças e sua efetividade;
Fortalecimento da marca empregadora (no Linkedin, relata-se que diversos colaboradores voltam para a empresa depois de um certo período de tempo);
Entendimento dos demais players do mercado, através de benchmark dos salários e benefícios.

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Melhores práticas do Offboarding

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Já deu para entender a importância do Offboarding, né? Mas agora, como implementá-lo? Vamos mostrar, etapa por etapa, como fazer esse processo da melhor maneira, segundo as melhores práticas do mercado.

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Preparação e documentação

A primeira etapa diz respeito a um processo mais burocrático e operacional, para garantir que todas as questões legais e trabalhistas estão sendo cumpridas. Além disso, é o momento de preparar a empresa e o colaborador para o desligamento. Nessa etapa, as seguintes iniciativas são importantes:

Recolher a carta de demissão (para casos em que o próprio colaborador decide se desligar da empresa);
Organizar os documentos necessários para oficializar e registrar o desligamento do colaborador;
Preparar e comunicar o aviso prévio (se aplicável);
Informar a equipe da folha de pagamento sobre a saída do colaborador para organizar os devidos pagamentos rescisórios previstos em lei, tais como: multa do FGTS, décimo terceiro, pagamento de férias proporcionais e seguro-desemprego (se aplicáveis);
Comunicar o desligamento do colaborador para o seu líder direto e (se for o caso) para a sua equipe.

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Avaliação da Experiência

Esse momento é essencial para obter os benefícios de um Offboarding bem estruturado. Nessa fase, é importante cultivar a empatia com o colaborador e estar inteiramente aberto para suas opiniões, críticas e feedbacks. Junto a isso, esta é a oportunidade ideal para cultivar a segurança psicológica ao final da jornada. Nessa etapa, atente-se às seguintes ações:

Construir uma pesquisa de desligamento para coletar as impressões do colaborador sobre os principais aspectos da experiência na empresa;
Disparar a pesquisa de desligamento via e-mail ou SMS para o colaborador desligado;
Escrever um parecer do RH sobre o colaborador para agregar mais informações referentes à experiência;
Analisar os dados e fazer cruzamentos a fim de identificar pontos críticos na experiência e possíveis causas de turnover;
Analisar o eNPS de Offboarding (Nível de Recomendação da empresa).

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Despedida

Na etapa final, é normal que o clima seja de tristeza ou de mágoa pelo colaborador, mas o objetivo é criar a melhor experiência dentro do possível. Nos últimos dias na empresa, devemos focar em dar todo o suporte necessário nas atividades finais para o encerramento desse ciclo, como:

Avisar a equipe de T.I. sobre a saída do colaborador para fazer o bloqueio ao e-mail corporativo e demais ferramentas e sistemas da empresa;
Ver com o líder direto a possibilidade de alinhar com o colaborador sobre prazos e entregas importantes até o seu último dia na empresa;
Junto com o líder direto, ajudar o colaborador a organizar os documentos e informações necessárias para o seu sucessor;
Pedir para devolver cartões, chaves de acesso e qualquer outro utensílio exclusivo aos colaboradores da empresa;
Organizar um encontro de despedida.

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Como a Pin People faz Offboarding?

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Na Pin People, acreditamos na melhoria da jornada do colaborador de ponta a ponta, logo, o último dia vale tanto quanto o primeiro. Nesse momento, nosso objetivo é dar voz ao colaborador e aprender quais são os pontos de melhoria da experiência da empresa. Nossos principais pilares, nesse momento são:

Dar voz ao ex-colaborador por meio de um canal digital, moderno e anônimo;
Adotar um processo estruturado e eliminar o trabalho manual de análise;
Identificar as principais causas de turnover de forma contínua e estratificada.

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Dessa forma, facilitamos o processo dos profissionais de RH tanto para estruturar o Offboarding quanto para fazer as análises necessárias dos resultados obtidos, através das nossas tecnologias em people analytics. Sabemos que o processo de Offboarding pode não ser o melhor momento para os colaboradores, mas queremos que seja o melhor momento possível. Assim, podemos colocar em prática um dos nossos pilares: a experiência importa, do início ao fim.

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