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Onboarding de colaboradores: o que é, por que investir e como colocar em prática uma experiência de integração eficiente

Juliana Maffia
Apr 11, 2025

Introdução

Toda experiência importa. E nenhuma é tão decisiva quanto a primeira.

O onboarding, ou processo de integração de novos(as) colaboradores(as), é um dos momentos mais importantes da jornada de experiência dentro das organizações. Esse período — que vai do aceite da proposta até os primeiros 180 dias de atuação — impacta diretamente na motivação, engajamento, produtividade e retenção dos talentos.

Porém, mesmo com tantos estudos comprovando sua relevância, o onboarding ainda é subestimado ou mal conduzido em muitas empresas. O resultado? Altos índices de turnover no primeiro ano, baixa produtividade e rupturas entre a marca empregadora prometida no processo seletivo e a realidade do dia a dia.

Neste artigo, vamos explicar o que é onboarding, por que ele importa tanto e como colocá-lo em prática de forma estruturada, personalizada e estratégica. Também traremos dados, boas práticas e recomendações com base na expertise da Pin People — a primeira plataforma de Employee Experience Management do Brasil.

Conteúdo deste artigo:
  • O que é onboarding e por que ele importa tanto?
  • O impacto do onboarding na experiência do colaborador
  • Os principais erros no processo de onboarding
  • Como estruturar um bom onboarding na prática
  • Etapas essenciais de um bom onboarding
  • O papel da liderança e da cultura
  • Métricas e feedback: como medir o sucesso do onboarding
  • Boas práticas para diferentes perfis de empresa

O que é onboarding e por que ele importa tanto?

Onboarding é o processo estruturado de integração de uma pessoa recém-contratada à cultura, aos processos, às ferramentas e às pessoas da organização. Mais do que entregar crachá, acesso ao sistema e um treinamento técnico, trata-se de criar uma experiência significativa e contínua que facilite a adaptação e promova senso de pertencimento desde o primeiro dia.

É nesse momento que a promessa da marca empregadora começa a ser posta à prova. Se há desalinhamento entre o que foi prometido no recrutamento e o que está sendo vivido na prática, a chance de frustração — e desligamento precoce — cresce significativamente.

Segundo dados do Paychex, 48% das pessoas estão insatisfeitas com suas experiências de onboarding. Na base de dados da Pin People, 37% das pessoas desligam-se ainda durante o primeiro ano, sendo que 32% classificaram seu onboarding como confuso e 22% como desorganizado.

O impacto do onboarding na experiência do colaborador

O impacto do onboarding na experiência do colaborador
Onboarding eficaz: o primeiro passo para uma experiência positiva no trabalho!

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O onboarding é uma das etapas mais decisivas da jornada de experiência. Segundo o Panorama da Experiência da Pessoa Colaboradora 2025 da Pin People, essa é a fase com os índices mais altos de favorabilidade da jornada, alcançando 91% de avaliações positivas e um eNPS médio de +83 logo nos primeiros dias.

Essa percepção positiva inicial, no entanto, exige um olhar cuidadoso. Os dados mostram que há uma queda de 13 pontos no eNPS até o 180º dia, indicando que o entusiasmo do início da jornada — o chamado “efeito lua de mel” — tende a diminuir à medida que a realidade do dia a dia se impõe.

Além disso, variáveis como clareza sobre carreira (78,4%) e feedbacks da liderança (77,4%) são os principais pontos de atenção no onboarding, com potencial de impactar diretamente na retenção e no engajamento no médio prazo. A geração Z, por exemplo, inicia a jornada com o maior índice de eNPS (+90), mas é também a que mais se frustra ao longo do tempo, chegando a +10 no momento de saída da empresa.

Esses dados reforçam que o onboarding precisa ser tratado como investimento estratégico — não apenas para criar uma boa primeira impressão, mas para estabelecer vínculos duradouros, acelerar a adaptação e reduzir o risco de turnover precoce.

Os principais erros no processo de onboarding

Antes de falar da prática ideal, vale entender o que não fazer. Os erros mais comuns incluem:

  • Falta de planejamento e padronização: processos desorganizados, improvisados ou que variam muito entre áreas.
  • Excesso de informações técnicas sem contexto: sobrecarregar a pessoa com ferramentas e treinamentos sem apresentar a cultura e os relacionamentos.
  • Acolhimento superficial: não promover conexões reais ou espaço para troca com o time.
  • Ausência da liderança direta: gestores(as) ausentes no processo de recepção e acompanhamento.
  • Comunicação ineficaz: e-mails genéricos, falta de clareza ou excesso de mensagens sem propósito.
  • Não mensurar a experiência: sem feedback, a empresa não sabe se o processo está funcionando nem onde melhorar.

Como estruturar um bom onboarding na prática

Um onboarding eficiente é aquele que olha para o ser humano de forma integral, considerando suas necessidades emocionais, cognitivas e sociais nesse momento de transição.

A Pin People propõe um modelo baseado em trilhas, que combinam dois elementos:

  1. Pesquisas de experiência: para ouvir quem está vivendo o onboarding nos momentos que importam;
  2. Pílulas de comunicação: conteúdos curtos, personalizados e acionáveis que ajudam a guiar a jornada da pessoa.

Etapas essenciais de um bom onboarding

Etapas do onboarding de colaboradores
Etapas do onboarding de colaboradores

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Do ponto de vista de experiência, precisa-se atuar em 5 níveis para garantir o sucesso de onboarding, sendo eles - um bom direcionamento dos processos organizacionais, o estímulo das conexões, o reforço da cultura, a clareza da função e o impacto que a pessoa colaboradora gera para a organização. 

Dessa forma, as etapas podem variar de acordo com o perfil da empresa, mas geralmente incluem algumas atividades e a escuta ativa ao final de cada nível:

1. Pré-onboarding (entre a assinatura da proposta e o primeiro dia)

  • Envio de um e-mail de boas-vindas;
  • Compartilhamento de informações práticas;
  • Introdução à cultura da empresa;
  • Contato com o(a) futuro(a) líder ou buddy.

2. Primeira semana

  • Recepção calorosa (virtual ou presencial);
  • Acesso a ferramentas e canais;
  • Apresentação institucional;
  • Roda de conversas com diferentes áreas;
  • Check-in de expectativas com a liderança;
  • Pesquisa de experiência do onboarding (D+7).

O foco no final da primeira semana está em Identificar se a pessoa está sendo acompanhada, se ela recebeu o suporte e a base sobre a empresa, se foi  sobrecarregada sem ter o conhecimento necessário.

3. Primeiro mês

  • Início das entregas e responsabilidades;
  • Acompanhamento mais próximo da liderança;
  • Ações de socialização com o time;
  • Feedback inicial.
  • Pesquisa de experiência do onboarding (D+30);



Após este ciclo já é possível avaliar a qualidade dos treinamentos dados, a integração com o time, entendimento dos processos, alinhamento das expectativas e da descrição da vaga.


4. Três primeiros meses

  • Treinamentos técnicos ou de cultura;
  • Avaliação do desempenho inicial;
  • Conversas sobre plano de desenvolvimento;
  • Alinhamento de expectativas de longo prazo.
  • Pesquisa de experiência (D+90);

Em três meses encerramos a primeira metade da fase de onboarding e começa-se a analisar além das contribuições iniciais com a área, a atuação da liderança no acompanhamento, a satisfação com o modelo de trabalho e a integração com a cultura da empresa. Recomenda-se também a coleta de feedbacks para melhorias nesta etapa do onboarding.

5. Até 180 dias

  • Avaliação da jornada de integração;
  • Pesquisa de impacto;
  • Conversa sobre engajamento e retenção;
  • Ações de melhoria contínua.
  • Pesquisa de experiência (D+180)

Em 6 meses o “efeito lua de mel” acaba e a permanência da pessoa colaboradora na empresa até o final do onboarding permite analisar os pontos fortes e fracos do processo além de identificar as expectativas de permanência, a clareza sobre a carreira e qual a visão de oportunidades de desenvolvimento. 

É recomendado pegar além de feedbacks de melhoria, feedbacks sobre a liderança.

O papel da liderança e da cultura

A experiência de onboarding não pode ser responsabilidade apenas do RH. É essencial envolver:

  • Lideranças diretas, que devem receber preparo e materiais para acolher e acompanhar de forma ativa;
  • Buddies, que atuam como ponto de apoio para quem está chegando;
  • Time, que deve estar engajado em promover um ambiente de escuta, colaboração e segurança psicológica.

Cultura, aliás, é um dos grandes diferenciais percebidos pelas pessoas nos primeiros meses. Segundo o Panorama da Experiência do Colaborador da Pin People (2023), 97% das pessoas relatam identificação com valores e cultura logo após o onboarding. Mas o eNPS médio do período ainda assim cai 15 pontos entre 30 e 90 dias — um sinal de que a experiência não pode parar no primeiro dia.

Métricas e feedback: como medir o sucesso do onboarding

Sem dados, não há experiência. Medir o onboarding é essencial para:

  • Entender o que está funcionando ou não;
  • Detectar gargalos antes que eles virem problemas;
  • Demonstrar o valor estratégico do processo.

A Pin People sugere a aplicação de pesquisas contínuas, com variáveis analisadas em dimensões relevantes para a avaliação da qualidade deste momento de chegada. Além disso, utiliza indicadores como:

• eNPS (Employee Net Promoter Score);

• lNPS (Leadership Net Promoter Score);

• Pulso de treinamento;

• Feedback do(a) buddy e da liderança.

Boas práticas para diferentes perfis de empresa

Seja você uma scale-up em crescimento ou uma grande corporação, alguns princípios se aplicam a todos:

  • Personalize por persona: pessoas técnicas e comerciais têm jornadas diferentes — mapeie essas nuances;
  • Automatize sem desumanizar: use tecnologia para garantir consistência, mas preserve os pontos de contato humanos;
  • Aposte em comunicações simples e frequentes: evite jargões e burocracia;
  • Crie trilhas de conteúdo curtas: reforçando a cultura, comportamentos esperados e aprendizados essenciais;
  • Ofereça múltiplos canais de escuta: pesquisas, 1:1s, grupos focais e canais abertos;
  • Integre o onboarding a outras etapas da jornada: ele não é um fim em si, mas o início de uma jornada que deve ser contínua.

Conclusão

Onboarding não é um evento. É uma experiência.

E uma experiência bem desenhada, estruturada e acompanhada pode mudar o jogo. Empresas que cuidam dos primeiros dias e meses de quem chega não apenas colhem melhores resultados — elas criam vínculos mais fortes, constroem confiança desde o início e reduzem drasticamente os riscos de frustração e desligamentos precoces.

Na Pin People, acreditamos que o onboarding é o primeiro capítulo da história que queremos escrever com cada pessoa colaboradora. Por isso, ajudamos empresas a estruturarem experiências que fazem sentido — com dados, empatia e tecnologia.

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Conheça o Módulo de Onboarding Experience da Pin People e veja como podemos ajudar sua empresa a criar experiências inesquecíveis desde o primeiro dia.

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Sobre a Pin People 

Somos a parceria de escuta organizacional de algumas das maiores empresas do Brasil, já tendo impactado a experiência de +1 milhão de pessoas colaboradoras em mais de 10 países. 

Com a nossa Pesquisa de Clima e Engajamento Organizacional, aplicada em formato de pesquisa tradicional ou pulsos frequentes, você explora o potencial do software de pesquisas da Pin People para indicar insights sobre o engajamento dos colaboradores com alto nível de adesão, de forma estratificada e em tempo real, permitindo a criação de planos de ação mais assertivos.

Fale com nosso time de especialistas e aumente a produtividade e retenção no seu time ao utilizar dados de clima para criar ações estratégicas! 

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Leia também: 

  • Os erros mais comuns na construção da Jornada do Colaborador
  • Como colocar o Onboarding em prática
  • Onboarding digital: dicas e boas práticas
  • Employee Experience pode ajudar seu Employer Branding?
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