Onboarding: o que é e como colocá-lo em prática na sua empresa

Essa semana exploraremos um pouco sobre o Onboarding, assunto extremamente conhecido dento do universo do RH, mas que poucas empresas conseguem estruturá-lo corretamente. Como definição, Onboarding é o conjunto de processos e iniciativas que tem como objetivo adaptar e capacitar colaboradores recém ingressados na empresa.

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O Onboarding é um dos principais momentos dentro da Jornada do Colaborador na empresa. É durante esse período que as primeiras impressões e opiniões sobre a experiência de trabalho são formadas, portanto, possui um papel fundamental na satisfação dos colaboradores e na construção da sua marca empregadora.

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Para entender um pouco mais da relevância da criação de boas experiências desde os primeiros contatos do colaborador com a empresa, vamos trazer algumas estatísticas importantes sobre o processo de Onboarding:

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Uma pesquisa feita pela Glassdoor indicou que um processo bom de Onboarding pode aumentar a retenção dos colaboradores em até 82%;
Em contraste, a Gallup descobriu que 88% das empresas não possuem um bom processo de Onboarding;
E segundo o Digitate, colaboradores que possuem uma experiência ruim de Onboarding tem 2 vezes mais chance de procurar outro trabalho.

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Chocante, não? Mesmo com a consciência de que o processo de Onboarding é importante, ainda existem muitas empresas que encontram dificuldades para implementá-lo. Por isso, preparamos algumas dicas e boas práticas reconhecidas pelo mercado para te ajudar na construção de um bom Onboarding.

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Passo a Passo para a construção de um bom Onboarding

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Antes do Primeiro Dia

Em primeiro lugar é preciso entender que o Onboarding começa antes do primeiro dia de trabalho. Isso pode parecer curioso, mas toda e qualquer interação entre a empresa e o colaborador influencia na criação (ou não) de uma boa experiência de trabalho. Portanto, após a aprovação no processo seletivo deve-se começar a construção de um bom relacionamento com o novo colaborador.

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Antes do primeiro dia, o objetivo é fazer com que os colaboradores se sintam acolhidos no seu novo trabalho e que os parceiros de equipe ajudem nesse processo. Nessa etapa, algumas iniciativas são importantes:

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Organize junto ao novo colaborador a documentação necessária para a admissão;
Antecipe processos de admissão com os responsáveis pela folha de pagamento;
Solicite à área de TI a criação do e-mail corporativo para o novo colaborador;
Planeje recursos e ferramentas (tanto físicos quanto virtuais) necessárias para a função do novo colaborador;
Ligue ou mande um e-mail para confirmar as informações importantes para o primeiro dia: data, local de encontro e até dress code se for necessário;
Adicione ao calendário do novo colaborador e dos demais quais reuniões e compromissos ele participará;
Faça uma programação do processo de Onboarding e disponibilize para o colaborador;
Planeje as primeiras tarefas do colaborador.

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Primeira semana

Quando chega o primeiro dia do novo colaborador, todas as iniciativas são importantes. O objetivo aqui é fazer com que os novos colaboradores se sintam seguros no novo ambiente e familiarizados em relação aos processos da empresa e seu cotidiano. Na primeira semana, é importante estar atento aos seguintes pontos:

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Organize uma reunião de boas-vindas com todos os membros da sua nova equipe;
Em relação a ferramentas, explique sobre os principais canais de comunicação e garanta acesso aos demais sistemas utilizados pela sua equipe;
Organize uma agenda de treinamentos e encontros importantes para a capacitação do novo colaborador;
Oriente o líder direto no desenvolvimento de pequenas tarefas para estimular o senso de pertencimento e responsabilidade do novo colaborador;
Escolha alguém para acompanhar os primeiros passos dos novos colaboradores. Segundo a HCI (Human Capital Institute), 87% das empresas que possuem programas de “buddy” acreditam que é um instrumento efetivo para acelerar o crescimento dos novos colaboradores;
Promova a interação entre os novos colaboradores e os demais membros da sua equipe. Eventos como happy hours são uma boa oportunidade de socialização;
Foque em orientações e alinhamento de expectativas nesse primeiro momento. A comunicação com os novos colaboradores deve ser frequente e a mais clara possível nos primeiros dias.

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Primeiro mês

A primeira semana pode ser considerada essencial para a construção de uma experiência positiva, mas não acaba por aí! Após o primeiro mês do colaborador, é necessário se certificar que ele está construindo relações com seus colegas de equipe, se desenvolvendo nas suas tarefas diárias e aumentando sua aprendizagem ao longo do tempo. Nessa etapa, invista nessas iniciativas:

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Envolva as lideranças ao longo de todo período de onboarding. Mesmo que os líderes não consigam acompanhar o processo inteiro do Onboarding, é importante fomentar as interações nas primeiras semanas. Uma boa prática é marcar 1:1 para aproximar os colaboradores dos seus novos gestores;
Fomente a cultura de feedback. Os novos colaboradores possuem sugestões e opiniões “frescas” em relação à empresa. Aplique pesquisas de avaliação para entender os pensamentos e sentimentos dos novos colaboradores;
Certifique-se, junto ao líder direto, que o novo colaborador recebeu todos os treinamentos necessários para desempenhar a sua função;
Acompanhe a satisfação do novo colaborador em relação ao seu cargo na empresa;
Envolva os novos colaboradores em rituais de integração para trocarem aprendizados sobre a experiência;
Oriente o líder direto para alinhar com o novo colaborador sobre suas expectativas de desempenho.

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Terceiro mês

Após três meses da entrada do colaborador, espera-se que eles já possuam clareza sobre suas responsabilidades, demandas e entregas; consigam trabalhar com o senso de independência e liberdade e mostrem progresso na criação de valor para a empresa. Se quiser checar mais uma vez os avanços dos colaboradores, um bom período seria após 6 meses de entrada. Isso pode ser feito através dessas ações:

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Continue a fomentar a prática de fazer 1:1 para acompanhar a evolução dos colaboradores;
Certifique-se sobre o nível de desafios e autonomia dos colaboradores após esses meses dentro da empresa;
Crie um plano de desenvolvimento para os colaboradores;
Solicite feedback em relação à experiência de trabalho;
Pergunte (formal ou informalmente) sobre os colegas de time sobre a socialização dos novos colaboradores;
Peça feedback sobre os treinamentos e orientações que eles receberam;
Oriente sobre os processos de aprendizados que podem ser continuados mesmo após o processo de Onboarding.

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Utilize uma plataforma para melhorar o seu Onboarding

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Além dessas boas práticas, aqui na Pin People focamos em duas principais frentes em relação ao processo de Onboarding: comunicação e quantificação da experiência. Dessa forma, através de pesquisas programadas, conseguimos mensurar a experiência dos novos colaborador e com a automação de pílulas de conteúdos comunicamos as informações necessárias quando preciso. Junto a isso, como já citamos em outros artigos: nos preocupamos em fazer as perguntas certas para as pessoas certas no momento certo.

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Dessa forma, facilitamos a coleta de feedback dos colaboradores através da nossa ferramenta, transformando esses dados em valiosas análises, tudo isso em tempo real. Assim, contribuímos na construção de um RH mais estratégico, ágil e assertivo. Como consequência, conseguimos impactar positivamente a experiência dos colaboradores, os deixando mais satisfeitos.

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